河南工業貿易職業學院

學生檔案管理辦法

    第一章 總 則

    第一條 學生檔案管理工作是做好畢業生工作的重要工作之一，是畢業生管理工作的重要組成部分。為了進一步加強畢業生檔案管理工作，提高檔案管理水平，根據有關管理規定，結合學校實際，制定本辦法。

    第二條 畢業生檔案實行集中統一管理的原則，確保檔案的完整、準確、系統，以便有效地開發利用。

    第三條 各個單位對畢業生檔案管理工作要高度重視，明確人員、落實責任、嚴格程序，做好該項工作。

    第二章 畢業生檔案材料的整理歸檔

    第四條 歸檔范圍：入學檔案材料（高中材料、高考材料）；組織材料（團組織材料、黨組織材料）；學籍材料、學年鑒定材料、畢業鑒定材料、獎懲材料、體檢材料等。

    第五條 各系部及有關處室要及時整理有關檔案材料，對畢業生檔案進行認真清理，仔細核對檔案材料，認真登記每份檔案的材料清單，做到帳物相符，避免錯漏現象發生。

    第六條 嚴禁非檔案管理人員和學生參與檔案材料的整理工作。

    第七條 破損檔案要及時向領導匯報，查明原因，及時處理。

    第三章 畢業生檔案的交接和轉遞

    第八條 各系部及有關處室應按照學校就業工作的總體部署，按時將整理后的畢業生檔案送交院學生擋案室，附《學生檔案登記表》一式兩份，有特殊情況的檔案應另附說明材料。

    第九條 學校就業部門檔案管理人員接收各系部畢業生檔案時，應對所送檔案認真核查，經確認無誤后，交接雙方在《學生檔案登記表》上簽字，并將《學生檔案登記表》存檔造冊備查。

    第十條 就業部門檔案管理人員對各系送交檔案及時進行分類整理，在規定時間內通過郵政機要、派人送達等方式將畢業生檔案轉遞至畢業生就業單位；特殊情況如畢業生就業單位人事部門專人索取，在查驗單位調檔信函及來人證件后，方可辦理檔案領取手續。

第十一條 檔案發、送、取等情況，學校就業部門檔案管理人員應填寫《畢業生檔案調出登記表》一式三份，其中檔案接收單位保存一份，學校就業主管部門保存兩份，學校要將存根和有收件人簽字的《畢業生檔案調出登記表》分類存檔，以備核查。

    第四章 畢業生檔案的管理

    第十二條 暫時保存在學校的畢業生檔案由畢業生就業主管部門指定專人負責管理，學校要設置專用的畢業生檔案庫房，配備專用的檔案柜。

    第十三條 檔案庫房及檔案柜要整潔衛生，并具有防盜、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲和防高溫等功能。

    第十四條 檔案庫房嚴禁吸煙，不得放置易燃、易爆等危險品以及對檔案管理不利的其它物品。

    第十五條 檔案管理人員要定期對庫藏檔案進行全面檢查和核對工作，做到帳物相符。有特殊情況要隨時向領導匯報，查明原因，及時處理。

    第五章 畢業生檔案的利用

    第十六條 畢業生檔案作為機要文件保存，原則上不對外查閱、不外借。

    第十七條 如用人單位需調閱畢業生檔案，須持單位介紹信，經檔案管理人員同意、填寫檔案查閱登記表后，方可調閱。

    第十八條 學校就業部門檔案管理人員負責將各系部畢業生檔案信息分類錄入電腦，并及時進行動態維護。

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