關于大專畢業生檔案材料整理的通知

學院各系部、處室：

為了做好大專畢業生離校前的準備工作，根據河南省教育廳、河南省檔案局印發的關于《河南省大中專畢業生檔案管理若干規定》的通知，（教學[2003]624號）現將大專生畢業生檔案材料整理工作安排如下：

一、畢業生入檔材料主要內容：

1． 學生年度鑒定表；〈系部〉

2． 實習鑒定材料；〈系部、教務處〉

3． 在校期間受校級、校級以上獎勵的證書復印件（縮印在B5紙上）；〈學生處、團委〉

4． 新生入學體檢表和畢業生體檢表；〈衛生所〉

5． 畢業生登記表；〈學生處〉

6． 學生在校期間成績表；〈教務處〉

7． 學生在校期間選修課成績表；〈教務處〉

8． 原始檔案材料；（不接收無封條，拆封、不正規的檔案）〈系部〉

9． 入黨、團組織材料；（各種入黨、團組織材料單獨成檔）〈團委、系部〉

10．學生在校期間處分材料；〈學生處〉

11．就業報到證副聯；〈就業辦〉

二、具體要求：

1．前九項檔案材料由各系統一整理入檔，最后兩項檔案材料由就業辦整理歸檔。

2．各系按照各班學生名單對學生原始檔案進行整理，并到院就業辦領取相應的檔案袋，以便各種資料的收集、整理。

3．檔案袋封面填寫格式為：姓名、性別、籍貫（按地區填），填寫時一律使用鋼筆，字跡要工整。

4．檔案整理完畢后，以班為單位填寫《畢業生檔案轉交登記表》，在畢業生離校前二個月內移交院就業辦。

5．各系要高度重視畢業生檔案整理工作，整理過程中要嚴格把關，認真復查，務必避免誤裝、漏裝、入檔材料丟失等現象。