關于規范我院“學生檔案管理工作”的通知

    2011年10月15日，“河南省大中畢業生檔案管理工作座談會”在平頂山市召開，本次會議，省教育廳領導親自到會并做了重要講話，本次會議的召開，為高校建立更加完善的學生檔案管理制度，規范日常檔案管理，扎實做好畢業生的就業服務工作指明了方向。根據會議精神，結合我校檔案管理情況，特通知如下：

    一 、 檔案管理人員要明確學生檔案本身的重要作用，嚴格按照有關政策進行檔案的收集、整理工作。

    作為學生檔案的管理人員，要意識到我們工作的重要性，檔案管理不僅僅是簡單的材料收集工作，在收集、整理的過程中我們必須承擔相應的責任，保證材料的真實、完整、可靠。人事檔案是一個人經歷的記載，也是人事部門為個人提供相關人事服務的依據，人事檔案的作用不可取代，如果沒有檔案，一些權益就無從得到保障！因此從某種意義上說，它甚至可以決定一個人的命運。

   二 、規范學生檔案的傳遞渠道，保證檔案材料真實可靠

   認真貫徹我院2010年19號文件《學生檔案管理辦法》的精神，嚴格按照檔案的傳遞程序要求辦理，在規定的時間、地點、由專人負責移交，保證學生檔案傳遞渠道暢通、安全、及時。

    三、日常工作中幾點規范性要求

    1  畢業生要帶畢業證到就業辦辦理相關手續，不允許同學之間相互代辦手續。

    2   針對遺失檔案以及私自拆封等事件的處理意見。

    由于學生對檔案重要性認識不夠，沒有按照國家政策要求管理檔案，以至于檔案出現丟失、或者被一些無權拆封檔案的人將檔案打開等等情況，就造成了檔案的無效或者需要補檔的情況。為了保證檔案材料的真實性，做到檔案管理工作的制度化、合法化。對于凡是出現以上情況的學生，如果我們無法證實檔案材料的真實可靠，將不予辦理。

    請按照《河南工業貿易職業學院畢業生檔案補辦申請表》的要求出具證明材料，并將此材料作為證明材料入檔（表格請到下載園地下載）。

                                      二00一一年十月二十四日

                                     河南工業貿易職業學院就業辦